Wissensdatenbank
Wie kann Cloxo Ihnen helfen?
Alle Antworten zu Stempeln, GPS, Berichten, Abonnements und gesetzlichen Vorgaben. Suchen Sie oder wählen Sie ein Thema.
Erste Schritte
Wie richte ich mein Konto ein?
Gehen Sie zu cloxo.app, erstellen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und geben Sie Ihre Unternehmensdaten ein. Danach führt Sie ein kurzer Assistent durch das Anlegen Ihres ersten Arbeitsstandorts.
Benötige ich spezielle Hardware?
Nein. Cloxo funktioniert mit einem QR-Code, den Sie selbst ausdrucken und am Eingang aufhängen. Mitarbeitende scannen ihn mit ihrem eigenen Smartphone, oder Sie stellen ein gemeinsames Tablet am Empfang auf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Rechnen Sie mit etwa 15 Minuten: Konto anlegen, Mitarbeitende hinzufügen und die QR-Aufkleber drucken. Danach können Sie sofort starten.
EU-Arbeitszeiterfassungsvorschrift
Was schreiben die EU-Vorschriften vor?
Das EU-Recht verpflichtet Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung (EuGH C-55/18). In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht 2022 bestätigt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit bereits jetzt erfassen müssen, auch bei nur einem Mitarbeitenden. Eine gesetzliche Neuregelung zur elektronischen Erfassung ist angekündigt, hat aber noch kein festes Datum.
Gilt das auch für mich?
Ja, auch Kleinstunternehmen und Selbstständige mit Personal fallen unter die Erfassungspflicht. Cloxo ist gezielt darauf ausgelegt, diese Anforderungen zu erfüllen, auch für kleinere Teams.
Was muss ich für eine Prüfung aufbewahren?
Start- und Endzeiten, Pausen, eventuelle Korrekturen mit Begründung und die Identität des betreffenden Mitarbeitenden. Cloxo speichert all das automatisch in einem Audit-Log, das Sie jederzeit exportieren können.
Ein- & Ausstempeln
Welche Möglichkeiten zum Stempeln gibt es?
Es gibt drei Wege, frei kombinierbar:
- Mit der App – Mitarbeiter stempeln in der Cloxo-App ein und aus, mit GPS-Standortprüfung. Keine PIN nötig.
- Mit dem QR-Code – hängen Sie den QR-Code auf; Mitarbeiter scannen ihn mit dem Handy und stempeln mit ihrer persönlichen PIN.
- Auf einem Tablet oder PC – legen Sie den Firmen-Link auf ein festes Gerät am Eingang; Mitarbeiter stempeln mit ihrer persönlichen PIN.
Wie funktioniert das Stempeln per QR-Code?
Drucken Sie den QR-Code aus – Sie finden ihn unter Einstellungen – und hängen Sie ihn am Arbeitsplatz auf. Mitarbeiter scannen ihn mit der Handykamera, geben ihre persönliche PIN ein und stempeln ein oder aus. Eine App ist nicht nötig.
Was tun, wenn der QR-Code nicht funktioniert?
Versuchen Sie, die Kamera näher an den Code zu halten, oder bitten Sie Ihren Arbeitgeber, ihn neu zu drucken. Alternativ können Sie auch über die App oder ein gemeinsames Tablet einstempeln.
Wie funktioniert das Stempeln über den Firmen-Link?
Der Firmen-Link öffnet denselben Stempelbildschirm wie der QR-Code. Sie finden ihn unter Einstellungen. Legen Sie den Link auf ein festes Tablet oder einen PC am Eingang; Mitarbeiter stempeln dort mit ihrer persönlichen PIN ein und aus.
Was, wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone hat?
Kein Problem: Legen Sie den Firmen-Link (zu finden unter Einstellungen) auf ein festes Tablet oder einen PC. Der Mitarbeiter stempelt dort mit seiner persönlichen PIN – ein eigenes Gerät ist nicht nötig.
Was, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
Der Eintrag bleibt dann offen. Als Administrator können Sie die Zeit nachträglich korrigieren; jede Korrektur wird im Audit-Log festgehalten.
Können Mitarbeiter Pausen erfassen?
Ja. Sowohl in der App als auch am Stempelbildschirm (QR oder Firmen-Link) kann ein Mitarbeiter eine Pause starten und beenden. Pausen werden automatisch von der Arbeitszeit abgezogen.
Kann jemand für einen Kollegen stempeln?
Die PIN ist streng persönlich, und jeder Eintrag erhält einen Zeitstempel und – über die App – einen GPS-Standort. Missbrauch fällt dadurch schnell auf.
Funktioniert das Stempeln ohne Internet?
Nein, eine Internetverbindung ist erforderlich – sowohl für die App als auch für den Stempelbildschirm über QR-Code oder Firmen-Link.
PIN, QR-Code & Firmen-Link
Wozu dient die PIN?
Mit der persönlichen 5-stelligen PIN stempelt ein Mitarbeiter über den QR-Code oder an einem Tablet/PC. Die App benötigt keine PIN.
Kann ein Außenstehender über den QR-Code oder Link stempeln?
Nein. Stempeln erfordert immer die gültige persönliche PIN eines aktiven Mitarbeiters. Ohne PIN kann niemand einen Eintrag erstellen.
Kann ich den Firmen-Link auf mehreren Geräten nutzen?
Ja, Sie können den Link auf beliebig vielen Tablets oder PCs gleichzeitig geöffnet haben – zum Beispiel eines pro Eingang oder Abteilung.
GPS & Arbeitsorte
Was macht die GPS-Prüfung?
Beim Ein- und Ausstempeln über die App wird der GPS-Standort mit erfasst. So sehen Sie bei jedem Eintrag, wo gestempelt wurde.
Wird mein Standort kontinuierlich erfasst?
Nein. Der Standort wird nur zum Zeitpunkt des Ein- oder Ausstempelns als zusätzliche Verifikation erfasst, nicht den ganzen Tag über. Ihr Arbeitgeber kann diese Option ein- oder ausschalten.
Woher weiß ich, ob die GPS-Prüfung funktioniert?
Im Dashboard erhält jeder Eintrag zwei Punkte: Der erste zeigt, ob ein Ort gewählt wurde, der zweite, ob GPS das bestätigt. Grün = stark, gelb = schwach, grau = fehlt – grün-grün bedeutet also vollständig verifiziert. Klicken Sie auf das ⓘ-Symbol bei den Einträgen für die vollständige Legende.
Testen Sie es, indem Sie selbst mit der App einstempeln; erscheint kein GPS-Punkt, prüfen Sie, ob die App auf dem Handy die Standortberechtigung hat.
Wie richte ich Arbeitsorte ein?
Über Einstellungen fügen Sie einen oder mehrere Arbeitsorte hinzu. Beim Stempeln wird der Ort mit dem Eintrag verknüpft, sodass Sie sehen, an welchem Standort gearbeitet wurde.
Mitarbeiter & Administratoren
Wie füge ich Mitarbeitende hinzu?
Im Dashboard gehen Sie zu 'Mitarbeitende' und klicken auf 'Hinzufügen'. Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein. Der Mitarbeitende erhält automatisch eine Einladungsmail.
Kann ich einen Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse hinzufügen?
Ja. Lassen Sie das E-Mail-Feld einfach leer. Der Mitarbeiter stempelt dann über den QR-Code oder ein Tablet/einen PC mit seiner PIN; er braucht weder Login noch App. Eine E-Mail-Adresse können Sie später jederzeit ergänzen.
Wie kann ich als Administrator selbst stempeln?
Geben Sie auf der Seite Einstellungen an, dass Sie selbst auch stempeln. Danach stempeln Sie wie ein Mitarbeiter – per App, QR-Code oder Tablet/PC – und zählen als Nutzer in Ihrem Plan.
Was ist der Unterschied zwischen Administrator und Mitarbeiter?
Ein Administrator hat Zugriff auf das Dashboard: Mitarbeiter, Berichte, Einstellungen und Abonnement. Ein Mitarbeiter stempelt und sieht nur seine eigenen Stunden. Ein Administrator kann zusätzlich selbst stempeln.
Kann ich mehrere Administratoren haben?
Ja. Fügen Sie über Mitarbeiter jemanden mit der Rolle Administrator hinzu. Ein Administrator, der selbst nicht stempelt, zählt nicht zum Mitarbeiterlimit Ihres Plans.
Wie viele Mitarbeiter kann ich hinzufügen?
Das hängt von Ihrem Plan ab – die Limits finden Sie auf der Preisseite. Am Limit? Dann können Sie einfach upgraden.
Stunden & Berichte
Kann ich in Echtzeit sehen, wer anwesend ist?
Ja. Das Dashboard zeigt in Echtzeit, wer eingestempelt ist, mit Startzeit und eventueller aktiver Pause. Praktisch, wenn Sie selbst nicht vor Ort sind.
Kann ein Mitarbeiter seine eigenen Stunden sehen?
Ja. Mitarbeiter mit einem Konto sehen ihre eigenen Stunden in der App oder auf der Website unter Meine Stunden.
Was tun, wenn ich einen Fehler in meinen Stunden entdecke?
Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber oder Vorgesetzten: nur sie können Korrekturen vornehmen. Alle Änderungen werden protokolliert, damit Sie jederzeit nachvollziehen können, was angepasst wurde.
Was bedeutet ein gesperrter Bericht?
Sperren macht einen Bericht endgültig: Die Einträge dieses Zeitraums können danach nicht mehr geändert werden. Nützlich als Nachweis bei einer Kontrolle.
Kann ich die Stunden exportieren oder ausdrucken?
Ja, Berichte sind PDF-Dateien, die Sie herunterladen, ausdrucken oder z. B. an Ihre Lohnbuchhaltung weiterleiten können.
Die App
Wo lade ich die Cloxo-App herunter?
Laden Sie die App im App Store (iPhone) oder bei Google Play (Android) herunter.
Muss jeder Mitarbeiter die App installieren?
Nein, die App ist optional. Mitarbeiter ohne Smartphone stempeln über den QR-Code oder an einem Tablet/PC mit ihrer PIN.
Funktioniert die App auf iOS und Android?
Ja. Die Cloxo-App ist für iPhone (iOS 15+) und Android (8.0+) verfügbar. Sie können auch einfach einen Browser verwenden, ohne etwas zu installieren.
Anmeldung & Konto
Brauche ich ein Passwort?
Nein. Cloxo funktioniert ohne Passwörter: Sie melden sich mit einem sicheren Link an, den Sie per E-Mail erhalten. Sicherer, und nichts zu merken.
Brauche ich immer ein Konto?
Nicht unbedingt. Wenn Sie per QR-Code und PIN einstempeln, benötigen Sie kein Konto. Ein Konto ist nützlich, wenn Sie Ihre eigenen Stunden verfolgen oder die App offline nutzen möchten.
Abonnement & Rechnungen
Welche Abonnements gibt es?
Es gibt drei Pläne – Starter, Growth und Pro – die sich vor allem in der Mitarbeiterzahl unterscheiden. Aktuelle Preise und Limits finden Sie auf der Preisseite.
Was ist in meinem Tarif enthalten?
Unbegrenzte Buchungen, Live-Dashboard, Exportfunktion, Audit-Log und E-Mail-Support. Höhere Tarife fügen erweiterte Berichte, Integrationen und Prioritätssupport hinzu.
Gibt es einmalige Einrichtungskosten?
Nein. Keine Aktivierungsgebühr, keine Einrichtungskosten und keine versteckten Extras. Sie zahlen nur das monatliche oder jährliche Abonnement.
Wie funktioniert die Testphase?
Sie testen Cloxo 30 Tage gratis, ohne Zahlungsdaten. Danach wählen Sie einen Plan, um weiterzumachen; es wird nie automatisch etwas abgebucht.
Wie ändere ich mein Abonnement?
Upgraden können Sie jederzeit über die Seite Abonnement; die Differenz wird fair verrechnet. Für andere Änderungen kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.
Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?
Für einen Jahresplan: Bancontact, iDEAL oder Kreditkarte. Für einen Monatsplan: Kreditkarte.
Wo finde ich meine Rechnungen?
Alle Rechnungen finden Sie in Ihrem Konto auf der Seite Abonnement, und nach jeder Zahlung erhalten Sie zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail mit Download-Link. Belgische Unternehmen erhalten die Rechnung außerdem automatisch per Peppol (E-Invoicing) in ihrer Buchhaltungssoftware.
Wie kündige ich mein Abonnement?
Einen Monatsplan kündigen Sie über die Seite Abonnement; er läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums. Ein Jahresplan ist eine Einmalzahlung ohne automatische Verlängerung – er endet von selbst.
Daten & Datenschutz
Was passiert mit meinen Daten (DSGVO)?
Cloxo behandelt Ihre Daten DSGVO-konform: Sie werden sicher gespeichert und nur für den Betrieb des Dienstes verwendet. Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne.
Wo werden meine Daten gespeichert?
Auf Servern in der Europäischen Union, bei einem europäischen Cloud-Anbieter. Ihre Daten verlassen die EU nie und wir schließen mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Welche Daten werden über mich gespeichert?
Nur Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und die Zeiten Ihrer Ein- und Ausstempelungen. Keine persönlichen Nachrichten, kein Standortverlauf und keine zusätzlichen Profilinformationen.
Wer kann meine Stunden sehen?
Nur die Administratoren Ihres Arbeitgebers haben Zugriff auf Ihre Stunden. Cloxo-Mitarbeitende können Ihre Daten nie ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung oder die Ihres Arbeitgebers einsehen.
Wie lange werden die Stunden aufbewahrt?
Wir bewahren die erfassten Stunden standardmäßig 5 Jahre lang auf, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für die Personalverwaltung.
Kann ich meine Daten exportieren oder löschen lassen?
Ja. Sie können jederzeit einen vollständigen Datenexport anfordern (CSV, PDF oder JSON). Wenn Sie Ihr Konto kündigen, löschen wir alle Daten innerhalb von 90 Tagen auf Ihre Anfrage hin.
Sonstiges
In welchen Sprachen ist Cloxo verfügbar?
Niederländisch, Französisch, Englisch, Deutsch und Spanisch. Jeder Nutzer wählt seine Sprache in den Kontoeinstellungen.
Wie erreiche ich den Support?
Nutzen Sie das Kontaktformular oder mailen Sie an support@cloxo.app. Wir antworten so schnell wie möglich.
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