Base de connaissances
Comment Cloxo peut vous aider ?
Toutes les réponses sur le pointage, le GPS, les rapports, les abonnements et la législation. Recherchez ou choisissez un thème.
Premiers pas
Comment configurer mon compte ?
Rendez-vous sur cloxo.app, créez un compte avec votre adresse e-mail et renseignez les données de votre entreprise. Ensuite, un bref assistant vous guide dans la création de votre premier lieu de travail.
Ai-je besoin de matériel spécial ?
Non. Cloxo fonctionne avec un QR code que vous imprimez vous-même et placez à l'entrée. Les collaborateurs le scannent avec leur propre smartphone, ou vous pouvez disposer une tablette partagée à l'accueil.
Combien de temps prend l'installation ?
Comptez environ 15 minutes : créer un compte, ajouter les collaborateurs et imprimer les autocollants QR. Après cela, vous pouvez démarrer immédiatement.
Législation 2027
Qu'est-ce qui change en 2027 ?
À partir du 1er janvier 2027, tout employeur en Belgique devra en principe disposer d'un système électronique d'enregistrement du temps de travail, même s'il n'emploie qu'un seul travailleur. Les modalités exactes sont encore en cours de finalisation par le législateur.
Cela s'applique-t-il à moi également ?
Oui, même les micro-entreprises et les indépendants avec du personnel sont soumis à l'obligation d'enregistrement. Cloxo est spécifiquement conçu pour répondre à ces exigences, y compris pour les petites équipes.
Que dois-je conserver pour un contrôle ?
Les heures de début et de fin, les pauses, les éventuelles corrections avec leur motif et l'identité du collaborateur concerné. Cloxo enregistre tout cela automatiquement dans un journal d'audit que vous pouvez exporter.
Pointer à l'arrivée & au départ
Quelles sont les façons de pointer ?
Il existe trois façons, librement combinables :
- Avec l'app – les employés pointent l'entrée et la sortie dans l'app Cloxo, avec vérification GPS de la localisation. Aucun code PIN nécessaire.
- Avec le QR code – affichez le QR code ; les employés le scannent avec leur téléphone et pointent avec leur code PIN personnel.
- Sur une tablette ou un PC – placez le lien d'entreprise sur un appareil fixe à l'entrée ; les employés pointent avec leur code PIN personnel.
Comment fonctionne le pointage par QR code ?
Imprimez le QR code – vous le trouvez dans Paramètres – et affichez-le sur le lieu de travail. Les employés le scannent avec l'appareil photo de leur téléphone, saisissent leur code PIN personnel et pointent l'entrée ou la sortie. Aucune app nécessaire.
Que faire si le QR code ne fonctionne pas ?
Essayez de rapprocher votre appareil photo du code ou demandez à votre employeur d'imprimer le code à nouveau. Vous pouvez également pointer via l'application ou une tablette partagée.
Comment fonctionne le pointage via le lien d'entreprise ?
Le lien d'entreprise ouvre le même écran de pointage que le QR code. Vous le trouvez dans Paramètres. Placez le lien sur une tablette ou un PC fixe à l'entrée ; les employés y pointent avec leur code PIN personnel.
Et si un employé n'a pas de smartphone ?
Aucun problème : placez le lien d'entreprise (disponible dans Paramètres) sur une tablette ou un PC fixe. L'employé y pointe avec son code PIN personnel – aucun appareil personnel nécessaire.
Que se passe-t-il si quelqu'un oublie de pointer la sortie ?
L'enregistrement reste ouvert. En tant qu'administrateur, vous pouvez corriger l'heure par la suite ; chaque correction est consignée dans le journal d'audit.
Les employés peuvent-ils enregistrer des pauses ?
Oui. Dans l'app comme sur l'écran de pointage (QR ou lien d'entreprise), un employé peut démarrer et terminer une pause. Les pauses sont automatiquement déduites du temps travaillé.
Quelqu'un peut-il pointer pour un collègue ?
Le code PIN est strictement personnel et chaque enregistrement reçoit un horodatage et – via l'app – une position GPS. Tout abus est donc vite visible.
Le pointage fonctionne-t-il sans internet ?
Non, une connexion internet est nécessaire – tant pour l'app que pour l'écran de pointage via QR code ou lien d'entreprise.
Code PIN, QR code & lien d'entreprise
À quoi sert le code PIN ?
Avec son code PIN personnel à 5 chiffres, un employé pointe via le QR code ou sur une tablette/un PC. L'app ne nécessite pas de code PIN.
Une personne externe peut-elle pointer via le QR code ou le lien ?
Non. Pointer nécessite toujours le code PIN personnel valide d'un employé actif. Sans code PIN, personne ne peut créer d'enregistrement.
Puis-je utiliser le lien d'entreprise sur plusieurs appareils ?
Oui, vous pouvez ouvrir le lien sur autant de tablettes ou de PC que vous voulez en même temps – par exemple un par entrée ou par service.
GPS & lieux de travail
Que fait la vérification GPS ?
Lors du pointage via l'app, la position GPS est enregistrée avec le pointage. Vous voyez ainsi où chaque pointage a été effectué.
Ma localisation est-elle suivie en continu ?
Non. La localisation n'est enregistrée qu'au moment du pointage ou du départ comme vérification supplémentaire, pas tout au long de la journée. Votre employeur peut activer ou désactiver cette option.
Comment savoir si la vérification GPS fonctionne ?
Sur votre tableau de bord, chaque enregistrement reçoit deux points : le premier indique si un lieu a été choisi, le second si le GPS le confirme. Vert = fort, jaune = faible, gris = manquant – vert-vert signifie donc entièrement vérifié. Cliquez sur l'icône ⓘ à côté des enregistrements pour la légende complète.
Testez en pointant vous-même avec l'app ; si aucun point GPS n'apparaît, vérifiez que l'app a l'autorisation de localisation sur le téléphone.
Comment configurer les lieux de travail ?
Via Paramètres, vous ajoutez un ou plusieurs lieux de travail. Au pointage, le lieu est associé à l'enregistrement, pour voir sur quel site le travail a été effectué.
Employés & administrateurs
Comment ajouter des collaborateurs ?
Dans le tableau de bord, accédez à « Collaborateurs » et cliquez sur « Ajouter ». Saisissez le nom et l'adresse e-mail : le collaborateur recevra automatiquement un e-mail d'invitation.
Puis-je ajouter un employé sans adresse e-mail ?
Oui. Laissez simplement le champ e-mail vide. L'employé pointe alors via le QR code ou une tablette/un PC avec son code PIN ; il n'a besoin ni de connexion ni d'app. Vous pourrez toujours ajouter une adresse e-mail plus tard.
Comment pointer moi-même en tant qu'administrateur ?
Indiquez sur la page Paramètres que vous pointez vous-même. Vous pointez ensuite comme un employé – via l'app, le QR code ou une tablette/un PC – et vous comptez comme utilisateur dans votre plan.
Quelle est la différence entre un administrateur et un employé ?
Un administrateur a accès au tableau de bord : employés, rapports, paramètres et abonnement. Un employé pointe et ne voit que ses propres heures. Un administrateur peut en plus pointer lui-même.
Puis-je avoir plusieurs administrateurs ?
Oui. Ajoutez quelqu'un avec le rôle administrateur via Employés. Un administrateur qui ne pointe pas lui-même ne compte pas dans la limite d'employés de votre plan.
Combien d'employés puis-je ajouter ?
Cela dépend de votre plan – vous trouvez les limites sur la page des tarifs. Limite atteinte ? Vous pouvez facilement passer à un plan supérieur.
Heures & rapports
Puis-je voir qui est présent en temps réel ?
Oui. Le tableau de bord affiche en temps réel qui a pointé, y compris l'heure de début et toute pause en cours. Pratique lorsque vous n'êtes pas sur place.
Un employé peut-il voir ses propres heures ?
Oui. Les employés avec un compte voient leurs propres heures dans l'app ou sur le site, sous Mes heures.
Que faire si je constate une erreur dans mes heures ?
Contactez votre employeur ou responsable, car seuls eux peuvent effectuer des corrections. Toutes les modifications sont enregistrées, ce qui vous permet de voir à tout moment ce qui a été ajusté.
Que signifie un rapport verrouillé ?
Verrouiller rend un rapport définitif : les enregistrements de cette période ne peuvent plus être modifiés. Utile comme preuve lors d'un contrôle.
Puis-je exporter ou imprimer les heures ?
Oui, les rapports sont des PDF que vous pouvez télécharger, imprimer ou transmettre, par exemple à votre secrétariat social.
L'app
Où télécharger l'app Cloxo ?
Téléchargez l'app sur App Store (iPhone) ou sur Google Play (Android).
Chaque employé doit-il installer l'app ?
Non, l'app est optionnelle. Les employés sans smartphone pointent via le QR code ou sur une tablette/un PC avec leur code PIN.
L'application fonctionne-t-elle sur iOS et Android ?
Oui. L'application Cloxo est disponible pour iPhone (iOS 15+) et Android (8.0+). Vous pouvez aussi simplement utiliser le navigateur sans rien installer.
Connexion & compte
Ai-je besoin d'un mot de passe ?
Non. Cloxo fonctionne sans mot de passe : vous vous connectez avec un lien sécurisé reçu par e-mail. Plus sûr, et rien à retenir.
Ai-je toujours besoin d'un compte ?
Pas nécessairement. Si vous pointez via QR code et code PIN, vous n'avez pas besoin de compte. Un compte est utile si vous souhaitez suivre vos propres heures ou utiliser l'application hors ligne.
Abonnement & facturation
Quels abonnements existe-t-il ?
Il y a trois plans – Starter, Growth et Pro – qui diffèrent surtout par le nombre d'employés. Les prix et limites actuels se trouvent sur la page des tarifs.
Qu'est-ce qui est inclus dans mon forfait ?
Enregistrements illimités, tableau de bord en direct, fonction d'export, journal d'audit et support par e-mail. Les forfaits supérieurs ajoutent des rapports avancés, des intégrations et un support prioritaire.
Y a-t-il des frais de démarrage uniques ?
Non. Pas de frais d'activation, pas de frais d'installation et pas d'extras cachés. Vous ne payez que l'abonnement mensuel ou annuel.
Comment fonctionne la période d'essai ?
Vous essayez Cloxo gratuitement pendant 30 jours, sans données de paiement. Ensuite, vous choisissez un plan pour continuer ; rien n'est jamais facturé automatiquement.
Comment modifier mon abonnement ?
Vous pouvez passer à un plan supérieur à tout moment via la page Abonnement ; la différence est décomptée équitablement. Pour d'autres modifications, contactez-nous via le formulaire de contact.
Quels moyens de paiement sont acceptés ?
Pour un plan annuel : Bancontact, iDEAL ou carte de crédit. Pour un plan mensuel : carte de crédit.
Où trouver mes factures ?
Toutes vos factures se trouvent dans votre compte sur la page Abonnement, et après chaque paiement vous recevez aussi un e-mail de confirmation avec lien de téléchargement. Les entreprises belges reçoivent en plus la facture automatiquement via Peppol (facturation électronique) dans leur logiciel comptable.
Comment résilier mon abonnement ?
Vous résiliez un plan mensuel via la page Abonnement ; il court jusqu'à la fin de la période payée. Un plan annuel est un paiement unique sans renouvellement automatique – il expire de lui-même.
Données & confidentialité
Qu'advient-il de mes données (RGPD) ?
Cloxo traite vos données conformément au RGPD : elles sont stockées en sécurité et utilisées uniquement pour le fonctionnement du service. Des questions ? Contactez-nous.
Où mes données sont-elles stockées ?
Sur des serveurs dans l'Union européenne, chez un fournisseur cloud européen. Vos données ne quittent jamais l'UE et nous concluons un accord de traitement des données avec chaque client.
Quelles données sont conservées à mon sujet ?
Uniquement votre nom, votre adresse e-mail et les horaires de vos pointages. Pas de messages personnels, pas d'historique de localisation et pas d'informations de profil supplémentaires.
Qui peut voir mes heures ?
Seuls les administrateurs de votre employeur ont accès à vos heures. Les employés de Cloxo ne peuvent jamais consulter vos données sans l'accord explicite de vous ou de votre employeur.
Combien de temps les heures sont-elles conservées ?
Par défaut, nous conservons les heures enregistrées pendant 5 ans, conformément à l'obligation légale de conservation de l'administration du personnel en Belgique.
Puis-je exporter ou faire supprimer mes données ?
Oui. Vous pouvez demander un export complet de vos données (CSV, PDF ou JSON) à tout moment. Si vous résiliez votre compte, nous supprimons toutes les données dans les 90 jours suivant votre demande.
Divers
Dans quelles langues Cloxo est-il disponible ?
Néerlandais, français, anglais, allemand et espagnol. Chaque utilisateur choisit sa langue dans les paramètres de son compte.
Comment contacter le support ?
Utilisez le formulaire de contact ou écrivez à support@cloxo.app. Nous répondons au plus vite.
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Envoyez-nous un e-mail, nous serons ravis de vous aider.