Tijdsregistratie voor vzw's: wat verandert er vanaf 1 januari 2027?
Ja, ook vzw's vallen onder de verplichte tijdsregistratie die op 1 januari 2027 in België van kracht wordt. De verplichting geldt voor élke werkgever: privé en publiek, groot en klein, met of zonder winstoogmerk. Heeft jouw vereniging personeel in dienst met een arbeidsovereenkomst, dan moet je vanaf die datum de arbeidstijd van elke werknemer registreren met een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. Vrijwilligers vallen er níét onder.
In dit artikel lees je precies wie in je vereniging wel en niet moet registreren, wat de wet vraagt en hoe je je vzw zonder administratieve kopzorgen in orde brengt.
De definitieve wetteksten zijn nog in voorbereiding; we actualiseren deze pagina zodra de modaliteiten vastliggen.
Geldt de verplichte tijdsregistratie ook voor vzw’s?
Ja. De verplichting maakt geen onderscheid naar rechtsvorm of winstoogmerk. Het criterium is simpel: ben je werkgever? Een vzw die één of meer werknemers tewerkstelt met een arbeidsovereenkomst is juridisch een werkgever zoals elke andere, en valt dus volledig onder de nieuwe regeling.
De federale regering kondigde de maatregel aan in het begrotingsakkoord van 27 november 2025. Op 5 februari 2026 werd een voorstel van resolutie ingediend in de Kamer, en intussen ligt een voorontwerp van wet voor bij de Nationale Arbeidsraad. De richting staat vast: vanaf 1 januari 2027 moet elke werkgever kunnen aantonen wanneer en hoelang zijn werknemers werken. Wat dat breder betekent, lees je in ons overzicht van de verplichte tijdsregistratie vanaf 2027.
Voor veel vzw’s is dit een grotere omslag dan voor bedrijven. In de non-profit wordt vaak gewerkt op vertrouwen, met flexibele uren, avondvergaderingen en weekendactiviteiten. Net die onregelmatige prestaties maken een sluitende registratie belangrijk, én maken losse Excel-lijstjes onhoudbaar.
Wie moet registreren, en wie niet?
De verplichting draait om het statuut van de persoon die voor je vzw werkt, niet om de aard van je organisatie. Dit is het overzicht.
Werknemers met een arbeidsovereenkomst: ja
Elke werknemer op de payroll van je vzw valt onder de registratieplicht: voltijds, deeltijds, bedienden, arbeiders, vaste en tijdelijke contracten. Ook je enige halftijdse coördinator telt mee, want er is geen ondergrens qua personeelsbestand.
Let op: voor deeltijdse werknemers bestaat vandaag al een verplichting om elke afwijking op het uurrooster bij te houden in een afwijkingsregister. Een digitaal tijdsregistratiesysteem mag dat register vervangen. Wie nu al met deeltijdse krachten werkt, in de non-profit eerder regel dan uitzondering, lost met één systeem dus twee verplichtingen tegelijk op.
Vrijwilligers: nee
Vrijwilligers zijn geen werknemers. Ze werken onbezoldigd, zonder arbeidsovereenkomst en zonder gezagsverhouding zoals in het arbeidsrecht bedoeld. De verplichte tijdsregistratie is op hen niet van toepassing. Je hoeft de uren van je vrijwilligers dus niet te registreren, ook niet vanaf 2027.
Wil je toch zicht op vrijwilligersuren, bijvoorbeeld voor subsidiedossiers of verzekeringen, dan mag dat uiteraard. Het is dan een vrije keuze, geen wettelijke plicht.
Verenigingswerkers (artikel 17): grijze zone, hou dit in de gaten
Werkt je vzw met verenigingswerkers onder de artikel 17-regeling, typisch in sport, cultuur en de socioculturele sector? Dat zijn geen klassieke werknemers, maar ook geen vrijwilligers: ze worden vergoed en werken binnen een specifiek RSZ-kader. De teksten die nu voorliggen spreken over “werknemers”; hoe verenigingswerk precies behandeld wordt, moet nog blijken uit de definitieve wet.
Twee dingen zijn wel zeker. Je moet nu al de gepresteerde uren van verenigingswerkers opvolgen om binnen de urencontingenten van artikel 17 te blijven, en in specifieke gevallen bestaat vandaag al een registratieplicht. Zo valt een sportvereniging die iemand inzet voor het poetsen van de lokalen onder de verplichte aanwezigheidsregistratie van de schoonmaaksector, die al sinds begin 2025 geldt.
Zelfstandige dienstverleners en freelancers: nee
Een zelfstandige boekhouder, lesgever of IT’er die factureert aan je vzw is geen werknemer en valt buiten de verplichting.
Wat moet het registratiesysteem kunnen?
De wet legt geen specifieke technologie op, wel drie kwaliteitseisen. Het systeem moet objectief zijn (gebaseerd op werkelijke prestaties, geen schattingen achteraf), betrouwbaar (niet vrij manipuleerbaar) en toegankelijk (werknemer én inspectie moeten de gegevens kunnen raadplegen). Geregistreerd wordt de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer: begin, einde en pauzes.
Een klassieke prikklok is uitdrukkelijk níét verplicht. De regering heeft herhaaldelijk bevestigd dat het om het meten van arbeidstijd gaat, niet om prikkloksystemen. Een app op de smartphone, een webtool of een badge: alles kan, zolang de drie criteria vervuld zijn. Wat dat in de praktijk betekent, staat in ons artikel over de prikklok-app.
Voor vzw’s is dat goed nieuws. Een muurterminal past niet bij een jeugdwerker die ‘s avonds op verplaatsing werkt of een zorgcoördinator die deels thuiswerkt. Een mobiele registratie wel.
Klaar voor 2027 zonder administratie erbij? Cloxo is tijdsregistratie gemaakt voor kleine teams: je medewerkers registreren met één tik op hun smartphone, jij hebt altijd een sluitend overzicht voor inspectie en loonverwerking. Probeer Cloxo 30 dagen gratis met je vzw, zonder betaalgegevens.
Waarom komt deze verplichting er?
De oorsprong ligt bij Europa. De Europese arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG) legt regels vast over maximale arbeidsduur, rusttijden en pauzes. Het Europees Hof van Justitie oordeelde in 2019 (het CCOO-arrest, zaak C-55/18) dat die regels alleen afdwingbaar zijn als werkgevers de arbeidstijd effectief meten, en bevestigde dat eind 2024 opnieuw in het Loredas-arrest. De meeste EU-landen voerden daarop een algemene registratieplicht in; België was een van de laatste uitzonderingen. Daar komt met het begrotingsakkoord van november 2025 een einde aan.
Tot vandaag kent België enkel registratieplichten in specifieke situaties: bij glijdende uurroosters (met sinds juli 2024 strafsancties bij ontbrekende registratie), voor afwijkingen bij deeltijdse werknemers, en in sectoren zoals de bouw en de schoonmaak. De actuele regelgeving over arbeidsduur vind je bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Vanaf 2027 wordt registratie de algemene norm.
Wat betekent dit concreet voor de social profit?
De non-profit en social profit hebben een aantal eigenheden die de invoering extra relevant maken:
- Paritair comité 329 (socioculturele sector): veel avond- en weekendwerk, inhaalrust en flexibele roosters. Een sluitende urenregistratie is hier de enige manier om inhaalrustsaldi correct op te volgen.
- PC 331 (Vlaamse welzijns- en gezondheidssector) en PC 319 (opvoedings- en huisvestingsinrichtingen): onregelmatige prestaties, permanenties en deeltijdse contracten maken het afwijkingenregister nu al een administratieve last die een digitaal systeem wegneemt.
- PC 330 (gezondheidsinrichtingen en -diensten): shiftwerk en continudiensten vragen registratie die naadloos doorstroomt naar het sociaal secretariaat.
- Kleine vzw’s met 1 à 5 werknemers: geen HR-dienst, dus de oplossing moet zichzelf beheren. De verplichting geldt onverkort, maar hoeft geen extra werklast te betekenen als het systeem eenvoudig is.
Een registratiesysteem is bovendien meer dan een verplichting: bij een sociale inspectie of een discussie over overuren is het jouw bewijs als werkgever. Zonder registratie sta je bij een geschil over gepresteerde uren zwakker.
Hoe bereid je je vzw voor?
- Breng je statuten in kaart. Lijst op wie werknemer is, wie vrijwilliger en wie verenigingswerker. Alleen de eerste groep valt zeker onder de plicht.
- Check je huidige werking. Gebruik je vandaag papieren lijsten of Excel? Die voldoen wellicht niet aan de eisen “objectief en betrouwbaar” en bieden bij inspectie weinig bescherming. We zetten de beperkingen op een rij in ons artikel over het Excel-alternatief voor tijdsregistratie.
- Kies een systeem dat bij je mensen past. Mobiel voor wie op verplaatsing werkt, eenvoudig voor wie niet dagelijks achter een pc zit.
- Maak interne afspraken. Leg vast hoe je omgaat met thuiswerk, pauzes, avondvergaderingen en verplaatsingstijd, en informeer je team. Tijdsregistratie is ook een AVG-verwerking: neem ze op in je verwerkingsregister.
- Start vóór de deadline. Wie in 2026 proefdraait, ontdekt de praktische knopen (wat met een vormingsavond? een weekendactiviteit?) ruim voor het verplicht wordt.
Veelgestelde vragen
Geldt de verplichte tijdsregistratie vanaf 2027 ook voor vzw's?
Ja. De verplichting geldt voor elke werkgever in België, ongeacht rechtsvorm, grootte of winstoogmerk. Een vzw met personeel in dienst moet vanaf 1 januari 2027 de arbeidstijd van haar werknemers registreren.
Moeten vrijwilligers hun uren registreren?
Nee. Vrijwilligers zijn geen werknemers en vallen niet onder de verplichte tijdsregistratie. De plicht geldt enkel voor personeel met een arbeidsovereenkomst.
Moet mijn kleine vzw met één werknemer ook registreren?
Ja. Er is geen minimumdrempel: één werknemer volstaat om onder de verplichting te vallen.
Is een prikklok verplicht voor vzw's?
Nee. De wet vraagt een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, maar laat de vorm vrij. Een app of online tool voldoet evengoed als een klassieke prikklok.
Vallen verenigingswerkers (artikel 17) onder de tijdsregistratie?
Dat is nog niet definitief geregeld. Je moet hun uren nu al opvolgen om binnen de artikel 17-contingenten te blijven, en in specifieke gevallen (zoals schoonmaakactiviteiten) geldt vandaag al een registratieplicht. Volg de definitieve wetgeving op.
Wanneer gaat de verplichting precies in?
Op 1 januari 2027, zoals aangekondigd in het federale begrotingsakkoord van november 2025. De concrete modaliteiten worden in de loop van 2026 wettelijk vastgelegd.
Wat riskeer ik als mijn vzw niet registreert?
De sancties voor de algemene verplichting moeten nog worden vastgelegd. Voor bestaande registratieplichten (zoals bij glijdende uurroosters) voorziet het sociaal strafwetboek al sancties, en bij een geschil over gewerkte uren staat een werkgever zonder registratie zwakker.
Conclusie
Voor je vzw verandert er op 1 januari 2027 één ding fundamenteel: de uren van je personeel moeten aantoonbaar geregistreerd worden. Voor je vrijwilligers verandert er niets. Alles daartussen (verenigingswerkers, freelancers, deeltijdse contracten) vraagt even uitzoekwerk, maar geen paniek: wie zijn statuten op een rij zet en een eenvoudig systeem kiest, is in een namiddag klaar.
De prijs hoeft geen drempel te zijn. Cloxo kost vanaf €7 per maand per team, niet per gebruiker, en je hele vereniging zit op één abonnement. Bekijk de tarieven of start je gratis maand: geen betaalgegevens, en na 30 dagen kies je zelf of je verdergaat.