Tijdsregistratie in het boekhoudkantoor: ook jouw medewerkers vallen eronder
Een boekhoudkantoor registreert al elke minuut per dossier. Toch valt het vanaf 2027 net als elke andere werkgever onder de arbeidstijdregistratie, want dossiertijd is geen arbeidstijd. Wat er verandert, wat glijdende uren vandaag al vereisen en hoe je klokt naast je prestatieregistratie.
Bijgewerkt op 8 september 2026
Probeer 30 dagen gratis · Voor boekhouders: 20% korting voor je klanten
Dossiertijd is geen arbeidstijd
Geen sector registreert zo nauwgezet als het boekhoudkantoor: elke prestatie gaat op een dossier, per zes minuten of per kwartier, want daar hangt de factuur aan vast. Daardoor leeft de overtuiging dat het kantoor “al alles registreert”. Voor de wet van 2027 klopt dat niet. Dossiertijd is prestatieregistratie: ze zegt wat je aan klant X aanrekent. De verplichting die op 1 januari 2027 ingaat, vraagt arbeidstijdregistratie: wanneer elke werknemer begon, wanneer hij pauzeerde, wanneer hij stopte, ook op dagen met veel niet-factureerbare uren, opleiding, overleg of een lege agenda in augustus.
De twee lopen bovendien uiteen op precies de momenten die tellen. In het btw-kwartaal en bij de jaarafsluiting staan er meer uren op dossiers dan er contractueel gewerkt mogen worden, en verdwijnen pauzes. In de zomer staat er weinig op dossiers terwijl de medewerker wel aanwezig is. Alleen een systeem dat begin, einde en pauzes vastlegt, geeft het beeld dat de inspectie en de rechter vragen: de effectieve arbeidstijd per dag, per persoon. Dat zijn de drie wettelijke criteria: objectief, betrouwbaar en toegankelijk.
Wat vandaag al verplicht is
Veel kantoren werken met glijdende uurroosters: begin tussen 7u30 en 9u30, 38 uur op weekbasis. De Arbeidswet koppelt daaraan een verplicht tijdsopvolgingssysteem dat per werknemer en per dag begin, einde en pauzes registreert, en sinds de hervorming van het Sociaal Strafwetboek (1 juli 2024) staat op het ontbreken ervan een sanctie van niveau 2. Werk je met deeltijdse dossierbeheerders, dan geldt daarnaast het afwijkingsregister: elke afwijking op het deeltijdse rooster moet geregistreerd worden. Wie dat vandaag met een Excel-blad doet, weet wat er bij een controle van dat blad overblijft.
Hoe het klokken er in een kantoor uitziet
De dossiertijd blijft in je praktijksoftware. De arbeidstijd komt ernaast, op dezelfde schermen:
- Op de laptop via de webapp of op de telefoon via de app: één tik bij het begin van de dag, één bij de lunch, één op het einde. Geen toestel, geen badge.
- Telewerk verloopt identiek; de locatie registreren is optioneel.
- Klantbezoeken onderbreken niets: de werkdag loopt door tot de medewerker uitklokt.
- Piekperiodes worden zichtbaar in plaats van gevoeld: de overuren van maart en april staan zwart op wit, en kunnen correct uitbetaald of gerecupereerd worden.
- Op het einde van de maand exporteer je de uren per medewerker als PDF of CSV voor je eigen loonverwerking; elke correctie staat in de auditlog met reden.
“Wij werken op vertrouwen”
Het argument komt in elk kantoor: bedienden met een universitair diploma laten klokken voelt als wantrouwen. Bekijk het als wat het is. De registratie zegt niets over wat iemand doet of hoe goed; ze zegt wanneer. Ze beschermt de medewerker die in april elke avond doorwerkt evenzeer als de werkgever die bij een geschil moet aantonen dat de rusttijden gerespecteerd werden. Wie het zo brengt, en het eerst zelf doet, krijgt zelden tegenwind. In de gratis gids staat een mail aan het team en een clausule voor het arbeidsreglement die je kunt overnemen.
En dan bellen je klanten
Zodra je eigen kantoor klokt, ben je ook het beste antwoord op de vraag die je klanten vanaf nu stellen. Boekhouders en accountants kunnen via het partnerprogramma hun klanten 20% korting geven op Cloxo, zonder zelf commissie te ontvangen. Hoe dat werkt, lees je op de pagina voor boekhouders.
Zo start je
- Maak een account aan voor je kantoor en nodig je medewerkers uit; ze klokken via webapp of app.
- Leg de correctieprocedure vast: wie past een vergeten registratie aan, en hoe wordt dat gelogd.
- Werk het arbeidsreglement bij met een clausule over tijdsregistratie, inzage, correcties en bewaring; de gids bevat een voorbeeldtekst.
Veelgestelde vragen uit boekhoudkantoren
Wij registreren al elke minuut per dossier. Volstaat dat niet?
Nee. Dossiertijd is prestatieregistratie voor de facturatie: wat je aan de klant aanrekent. De wet vraagt arbeidstijd: wanneer de medewerker begon, pauzeerde en stopte, inclusief de uren die op geen enkel dossier staan. Beide registraties bestaan naast elkaar.
Moeten onze medewerkers in telewerk ook klokken?
Ja. Een thuiswerkdag is een werkdag; de medewerker klokt in via de webapp of de app, precies zoals op kantoor. De locatie registreren is optioneel.
Wat met de vennoten en de zelfstandige medewerkers?
Zelfstandige vennoten en zelfstandige medewerkers vallen niet onder de verplichting; die geldt voor werknemers met een arbeidsovereenkomst. Let wel op schijnzelfstandigheid bij wie feitelijk als werknemer in het kantoor meedraait.
Werken we met glijdende uren, dan zijn we nu al verplicht?
Ja. Aan glijdende uurroosters koppelt de Arbeidswet een verplicht tijdsopvolgingssysteem; sinds 1 juli 2024 staat op het ontbreken ervan een sanctie van niveau 2 van het Sociaal Strafwetboek. De plicht van 2027 komt daar bovenop, voor alle werknemers.
Probeer Cloxo een maand gratis
Start je gratis maand, zonder betaalgegevens. Alle functies in elk plan, vanaf €7 per maand per team. De actuele stand van de wet volg je op de wetstatus-pagina.