Sancties bij ontbrekende tijdsregistratie: wat vaststaat, wat niet, en hoe een controle verloopt
Het sanctieluik van de wet van 2027 is nog niet definitief, maar het kader wel: het Sociaal Strafwetboek, met vier niveaus die sinds 2024 strenger zijn. Dit zijn de bedragen, dit wordt vandaag al bestraft, en zo verloopt een controle van de sociale inspectie.
Bijgewerkt op 8 september 2026
Wat vaststaat, en wat niet
Eén ding vooraf: het sanctieluik van de tijdsregistratieplicht van 2027 is nog niet definitief. De wet is in opmaak, en welk niveau van het Sociaal Strafwetboek van toepassing wordt, staat pas vast bij publicatie in het Belgisch Staatsblad. Wie vandaag concrete boetes voor “de wet van 2027” noemt, gokt. Wat wél vaststaat, is het kader waarin die sanctie terechtkomt: het Sociaal Strafwetboek, met zijn vier niveaus, dat sinds de hervorming door de wet van 15 mei 2024 (in werking op 1 juli 2024) strenger is geworden.
De vier niveaus van het Sociaal Strafwetboek
Alle bedragen hieronder zijn inclusief opdeciemen (de wettelijke vermenigvuldiging met factor 8), dus wat je effectief betaalt. Ze gelden per betrokken werknemer.
| Niveau | Strafrechtelijke geldboete | Administratieve geldboete | Gevangenisstraf |
|---|---|---|---|
| 1 | geen | €80 tot €800 | geen |
| 2 | €400 tot €4.000 | €200 tot €2.000 | geen |
| 3 | €1.600 tot €16.000 | €800 tot €8.000 | geen |
| 4 | €4.800 tot €48.000 | €2.400 tot €24.000 | 6 maanden tot 3 jaar |
De hervorming van 2024 verdubbelde de bedragen van niveau 3 en verhoogde het maximum van niveau 4. De vermenigvuldiging per werknemer is geplafonneerd op honderd werknemers. Voor een kmo met vijf medewerkers zonder registratie is niveau 3 dus vijf keer €800 tot €8.000, administratief.
Wat vandaag al gesanctioneerd wordt
De algemene plicht is nieuw, maar registratieverplichtingen bestaan al, met sancties die vandaag gelden:
- Glijdende uurroosters. Wie glijdende uren toepast zonder het verplichte tijdsopvolgingssysteem, riskeert sinds 1 juli 2024 een sanctie van niveau 2.
- Deeltijdse werknemers. Ontbreekt het register van afwijkingen op het deeltijdse rooster, dan geldt naast de sanctie het vermoeden van voltijdse tewerkstelling: de RSZ mag bijdragen vorderen alsof de medewerker voltijds werkte, tenzij je het tegendeel bewijst.
- Schoonmaak voor derden. Het ontbreken van de aanwezigheidsregistratie in Check In and Out at Work is een inbreuk van niveau 3: €800 tot €8.000 administratief, per werknemer.
- Bouw. Op werven van minstens €500.000 is Checkinatwork verplicht; ook daar staan sancties op het niet registreren van aanwezigen.
Het is dus redelijk om aan te nemen dat de algemene plicht van 2027 in dezelfde orde van grootte zal zitten. Zeker is het niet, en dat zeggen we liever eerlijk.
Hoe een controle verloopt
De Directie Toezicht op de Sociale Wetten (TSW) van de FOD Werkgelegenheid controleert de arbeidswetgeving; de RSZ-inspectie controleert de sociale zekerheid. Een controle is onaangekondigd en kan volgen op een klacht, een arbeidsongeval of een sectorale actie. De inspecteur vraagt het arbeidsreglement, de uurroosters, het afwijkingsregister voor deeltijdsen, de loonfiches en de registratie van de gewerkte uren. Daarna zijn er drie uitkomsten:
- Een waarschuwing. De inspecteur legt de regels uit en geeft een termijn om je in orde te stellen.
- Een regularisatie. Je zet de situatie recht met terugwerkende kracht; de inspectie kijkt daarbij in principe drie jaar terug.
- Een proces-verbaal. Het gaat naar de arbeidsauditeur, naar jou en naar de Directie Administratieve Geldboeten van de FOD. Vervolgt de arbeidsauditeur niet, dan kan die directie een administratieve geldboete opleggen, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Bij een eerste, niet-frauduleuze inbreuk is een waarschuwing gebruikelijk. Maar het is de beoordeling van de inspecteur, geen recht.
Wat er naast de boete op het spel staat
De boete is zelden het duurste stuk. Zonder registratie sta je zwak bij een discussie over overuren met een vertrekkende medewerker, bij een loonvordering voor de arbeidsrechtbank, bij een arbeidsongeval waarbij de rusttijden in vraag komen, en bij een ontslag waar de gewerkte uren een rol spelen. In al die gevallen vraagt de rechter bewijs, en wie geen registratie heeft, moet reconstrueren, tegenover een werknemer die zijn versie vertelt. Dat is de reden waarom we de drie criteria uit het Europese arrest zo ernstig nemen: objectief, betrouwbaar, toegankelijk is precies wat je in de rechtbank nodig hebt.
Wat je nu doet
Registreer vanaf vandaag begin, einde en pauzes per medewerker, log correcties met reden, laat medewerkers hun eigen uren inkijken en bewaar de exports vijf jaar. Doe je dat, dan is het sanctieniveau van 2027 een detail: het treft wie niets heeft, niet wie een werkend systeem heeft. De wetstatus-pagina meldt het zodra het sanctieluik gekend is, en deze pagina wordt dan bijgewerkt.
Veelgestelde vragen over sancties
Is het sanctieniveau voor de plicht van 2027 al bekend?
Nee. Het sanctieluik wordt pas definitief bij publicatie van de wet in het Belgisch Staatsblad. Verwacht wordt dat de inbreuk in het Sociaal Strafwetboek komt, zoals de bestaande registratieverplichtingen (glijdende uurroosters: niveau 2; aanwezigheidsregistratie in de schoonmaak: niveau 3).
Krijg ik eerst een waarschuwing?
Meestal wel bij een eerste, niet-frauduleuze inbreuk: de inspecteur kan een waarschuwing geven met een termijn om je in orde te stellen, of een regularisatie vragen. Hij kan ook meteen een proces-verbaal opstellen; dat is zijn beoordeling, geen recht van de werkgever.
Wordt de boete per werknemer gerekend?
Ja. De geldboetes van het Sociaal Strafwetboek worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, met een plafond van honderd. Voor een kleine werkgever met vijf medewerkers zonder registratie betekent niveau 3 dus vijf keer €800 tot €8.000.
Hoe ver kan een controle teruggaan?
Bij een regularisatie kijkt de inspectie in principe drie jaar terug. Sociale misdrijven verjaren na vijf jaar; daarom is vijf jaar ook de gangbare bewaartermijn voor registratiegegevens.
Bronnen
- Claeys & Engels, Wijzigingen Sociaal Strafwetboek (nieuwsbrief februari 2025): tabel van de sanctieniveaus na de wet van 15 mei 2024.
- FOD Werkgelegenheid, De arbeidsinspectie: wie doet wat?.
- Securex, Aanwezigheidsregistratie schoonmaak (sanctie niveau 3).
Probeer Cloxo een maand gratis
Start je gratis maand, zonder betaalgegevens. Alle functies in elk plan, vanaf €7 per maand per team. De actuele stand van de wet volg je op de wetstatus-pagina; de gratis gids bevat een retroplanning tot april 2027.