Wat kost tijdsregistratiesoftware? Van €0 tot duizenden euro per jaar
Gratis, per team, per gebruiker of op offerte: de maandprijs zegt weinig zolang je de jaarkost bij jouw teamgrootte niet kent. Rekenvoorbeelden bij 3, 10 en 25 medewerkers, de kost van hardware en de zes verborgen kosten die je op de tarievenpagina niet ziet.
Bijgewerkt op 8 september 2026
Vier kostenmodellen
- Gratis. Sommige tools hebben een gratis plan met beperkingen: een maximum aantal medewerkers, of zonder prikklokfunctie. Gratis is enkel goedkoop als het registreert zoals de wet vraagt.
- Per team. Eén vaste prijs voor een teamgrootte. Cloxo: €7 per maand tot 3 medewerkers, €14 tot 10, €25 tot 25 (jaarlijks, excl. btw), alle functies inbegrepen.
- Per gebruiker. Een basisbedrag plus een bedrag per medewerker. Shiftbase Basic: €17,10 per maand met 6 medewerkers inbegrepen en €3,60 per extra medewerker (jaarlijks); maandelijks €19 en €4.
- Op offerte. Protime, Kelio en Strobbo publiceren geen lijstprijs; de prijs hangt af van modules, gebruikers, hardware en implementatie. De tools van de sociale secretariaten zitten in het loonverwerkingscontract.
Rekenvoorbeelden per jaar
Enkel de publiek gepubliceerde prijzen, bij jaarlijkse betaling, excl. btw, gecontroleerd op 8 september 2026:
| Teamgrootte | Cloxo (per team) | Shiftbase Basic (per gebruiker) |
|---|---|---|
| 3 medewerkers | €84 | €205,20 |
| 10 medewerkers | €168 | €378 |
| 25 medewerkers | €300 | €1.026 |
Bij 25 medewerkers betaal je bij Cloxo €1 per medewerker per maand. Voor offertespelers kun je geen tabel maken; vraag de totale jaarkost inclusief opstart, hardware en opleiding, en deel ze door het aantal medewerkers. De volledige vergelijking, met hardware, apps, auditlog en proefperiodes, staat in tijdsregistratie-software vergelijken.
De kost van hardware
Een fysieke prikklok of badgeterminal kost enkele honderden euro’s per toestel, plus badges of kaarten die je blijft bijbestellen, plus onderhoud en vervanging bij een defect. Werk je op twee locaties, dan koop je twee toestellen. Een digitaal systeem draait op wat je al hebt: de telefoon van de medewerker, een tablet aan de ingang of de computer bij de kassa. Hardware is niet fout, maar reken ze mee in de jaarkost, en denk aan wat er gebeurt als het toestel het begeeft op een maandagochtend.
De verborgen kosten
- Implementatie en opleiding. Bij offertespelers vaak een apart bedrag; bij zelf-instapbare tools nul.
- Groei per gebruiker. Een per-gebruikersmodel is goedkoop bij drie medewerkers en duur bij twintig; reken je groei mee.
- Minimumcontracten. Jaarcontracten of opzegtermijnen die je vastzetten in een tool die niet bevalt.
- Modules. Auditlog, exports of app-toegang als betalende extra. Vraag expliciet of ze inbegrepen zijn.
- Je eigen tijd. Reconstructies uit papier of Excel, discussies over overuren, exports voor de boekhouder: de duurste kost is de tijd van de zaakvoerder.
- Het risico van niets doen. Zonder registratie sta je bij een controle of een geschil met lege handen; de sancties van het Sociaal Strafwetboek lopen per werknemer.
Waar je niet op bespaart
Drie dingen moet elk systeem hebben, gratis of betaald: een auditlog (wie corrigeerde wat, wanneer, waarom), inzage voor de medewerker in zijn eigen uren en bewaring van vijf jaar, ook na een vertrek. Ontbreekt één van de drie, dan koop je een registratie die bij een controle niet overeind blijft, en dat is de duurste variant van allemaal.
Veelgestelde vragen over de kostprijs
Is gratis tijdsregistratie voldoende voor de wet?
Enkel als het gratis plan begin, einde en pauzes per medewerker vastlegt op het moment zelf, correcties logt en de medewerker inzage geeft. Gratis plannen laten vaak precies de prikklokfunctie weg, of beperken het aantal medewerkers. Lees de voorwaarden, en test het 30 dagen zoals je een betaald plan zou testen.
Wat kost een fysieke prikklok?
Reken op enkele honderden euro’s per toestel, plus badges of kaarten die je blijft bijbestellen, plus onderhoud of vervanging bij een defect. Meerdere vestigingen betekent meerdere toestellen. Vergelijk dat met een digitaal systeem op toestellen die je al hebt.
Waarom zijn er zoveel prijzen op aanvraag?
Omdat leveranciers voor middelgrote en grote bedrijven de prijs afstemmen op modules, gebruikers, hardware en implementatie. Voor een kmo met tien medewerkers zijn die trajecten meestal te zwaar en te duur; vraag altijd de totale jaarkost inclusief opstart en opleiding.
Hoe bereken ik de echte jaarkost?
Tel op: abonnement per jaar bij jouw teamgrootte, eenmalige opstart of implementatie, hardware en verbruiksmateriaal, opleiding, en de uren die je zelf of je boekhouder kwijt bent aan reconstructies en exports. Vergelijk pas daarna de maandprijs.
Bronnen (geraadpleegd op 8 september 2026)
- Cloxo: tarieven.
- Shiftbase: pricing.
- Strobbo: prijzen (calculator, geen lijstprijs).
- Protime: protime.eu en Kelio: kelio.be (geen publieke prijzen).
Probeer Cloxo een maand gratis
Start je gratis maand, zonder betaalgegevens. Alle functies in elk plan, vanaf €7 per maand per team. De actuele stand van de wet volg je op de wetstatus-pagina; de gratis gids bevat een retroplanning tot april 2027.